O balancete é o retrato financeiro do condomínio em um determinado mês. Ele mostra quanto entrou, quanto saiu, para onde foi o dinheiro e qual é o saldo disponível. Saber lê-lo é útil para o síndico, essencial para o conselho e um direito de todo condômino que queira acompanhar a gestão.
Por que o balancete importa
Compete ao síndico elaborar o orçamento anual e prestar contas à assembleia anualmente e sempre que exigidas (art. 1.348, VI e VIII, do Código Civil). A Lei 4.591/1964 acrescenta o dever de guardar por cinco anos a documentação do condomínio para eventual verificação contábil (art. 22, § 1º, alínea "g"). Se houver conselho fiscal, cabe a ele dar parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356 do Código Civil). O balancete mensal é a ferramenta que transforma essa prestação de contas anual em acompanhamento contínuo.
Roteiro de leitura
Passo 1: período e saldo inicial
Confira se o documento se refere ao mês correto e se o saldo inicial é igual ao saldo final do mês anterior. Qualquer diferença nessa passagem precisa de explicação.
Passo 2: receitas
Compare o total de cotas emitidas com o total efetivamente recebido. Verifique se cotas extras, contribuições ao fundo de reserva e receitas de terceiros, como aluguel de espaço para antenas ou do salão de festas, aparecem separadas. Essa separação ficou ainda mais importante com a reforma tributária, porque a proporção entre cotas e outras receitas pode mudar a situação do condomínio em relação ao IBS e à CBS.
Passo 3: despesas
Observe se as despesas estão agrupadas de forma lógica: pessoal (salários, encargos e benefícios), consumo (água, energia e gás), contratos de manutenção e serviços, despesas administrativas e bancárias, obras e reparos. Compare cada grupo com o orçamento aprovado em assembleia e com o mesmo mês do ano anterior. Variações grandes não são necessariamente um problema, mas precisam ter justificativa.
Passo 4: inadimplência
Procure o valor em atraso e a quantidade de unidades devedoras. Um indicador simples é a taxa de inadimplência do mês: valor não recebido dividido pelo valor emitido. Mais importante do que o número isolado é a evolução ao longo dos meses.
Passo 5: fundos
Verifique o saldo do fundo de reserva e de outros fundos aprovados em assembleia, com entradas, rendimentos e saídas. Saídas devem estar acompanhadas de justificativa e, quando for o caso, de aprovação.
Passo 6: saldo final e conciliação
O saldo final deve bater com os extratos das contas bancárias e das aplicações do condomínio. Peça os extratos junto com o balancete: a conciliação bancária é uma das verificações mais eficazes contra erros e desvios. Confira também se as despesas têm documentos de suporte, como notas fiscais, recibos e guias de recolhimento.
Indicadores que valem acompanhar
- Realizado versus orçado: quanto cada grupo de despesa consumiu em relação ao previsto no orçamento.
- Peso da folha e dos contratos: percentual da despesa total destinado a pessoal e a serviços terceirizados.
- Cobertura do fundo de reserva: saldo do fundo dividido pela despesa média mensal, o que indica quantos meses de operação a reserva cobriria.
- Inadimplência acumulada: total devido por unidades em atraso, inclusive as que já estão em cobrança judicial.
- Consumo: evolução das contas de água e energia das áreas comuns.
Também é útil saber se o balancete segue o regime de caixa, que registra o que foi efetivamente pago e recebido no mês, ou o de competência, que considera o mês a que a despesa se refere. A diferença explica, por exemplo, por que uma conta de consumo aparece em um mês e não em outro.
Perguntas a fazer à administração
- Por que determinada despesa subiu ou caiu em relação ao mês anterior e ao orçamento?
- Há contratos vencidos, reajustes previstos ou serviços sendo pagos sem contrato formal?
- Quais unidades estão em acordo, em cobrança extrajudicial ou em cobrança judicial?
- Existem obrigações trabalhistas, tributárias ou previdenciárias pendentes?
- Onde ficam arquivados os comprovantes e como o conselho pode acessá-los?
A pasta de prestação de contas
Muitos condomínios disponibilizam mensalmente uma pasta, física ou digital, com o balancete, os extratos bancários, a relação de inadimplentes para uso interno do conselho e os comprovantes de despesas. Verificar essa pasta por amostragem, escolhendo alguns lançamentos e conferindo os documentos correspondentes, é uma forma eficiente de o conselho exercer sua função sem precisar revisar cada recibo.
Um balancete claro, entregue com regularidade e acompanhado dos documentos de suporte, é a base da confiança entre síndico, conselho e condôminos. Quando houver dúvidas que o demonstrativo não responde, o caminho é registrar o pedido de esclarecimento por escrito e, se necessário, levar o tema à assembleia.
